litceymos.ru 1



Передавання документів у випадку реорганізації або ліквідації суб'єкта господарювання


Порядок передавання й подальшого користування документами суб'єкта господарювання після його реорганізації або ліквідації повинен бути передбачений в наказі, іншому розпорядчому акті або рішенні про реорганізацію чи ліквідацію суб'єкта господарювання. Передавання документів суб'єкта господарювання, що ліквідується, входить до обов'язків комісії, створеної для передавання справ і майна.

У випадку реорганізації суб'єкта господарювання з передачею її функцій іншому суб'єкту господарювання останній приймає за актом документи, не завершені в діловодстві суб'єкта господарювання, що реорганізується, та її архів.

Якщо функції суб'єкта господарювання, що реорганізується, передаються декільком іншим установам, її архівні справи, внесені до Національного архівного фонду, передаються в упорядкованому стані до архівного відділу виконкому міськради, а архівні справи з основної діяльності, строки тимчасово зберігання яких ще не закінчилися, передаються її органу вищого рівня, якщо він існує на території міста або області.

У разі реорганізації суб'єкта господарювання, коли з її складу виділяється структурний підрозділ, якому надаються права суб'єкта господарювання, останньому передаються документи, не закінчені в діловодстві, що відносяться до профілю діяльності новоствореного суб'єкта господарювання, а також документи з особового складу працівників, які перейшли на роботу в новостворену установу.

Якщо суб'єкт господарювання ліквідується, її архівні справи, внесені до Національного архівного фонду, передаються в упорядкованому стані до архівного відділу виконкому міськради, а архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, та документи, не закінчені у діловодстві, а також документи з особового складу передаються його органу вищого рівня, якщо він існує на території міста або області.


Якщо органів вищого рівня на території міста або області не існує, всі архівні справи і документи, нагромаджені у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду, передаються до архівного відділу виконкому міськради.

У випадку банкрутства суб'єкта господарювання передавання його документів для подальшого зберігання здійснюється в порядку, установленому Законом України "Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом" з подальшими змінами до нього.

Вимоги щодо передачі до архівного відділу виконкому міськради документів з особового складу суб'єктів господарювання при їх ліквідації


Відповідно до ст. 31 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», ст. 34 Закону України «Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом», Правил роботи архівних підрозділів, органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Держкомархівів України від 16.03.2001 №16 (надалі – Правила роботи архівних підрозділів), із змінами і доповненнями, Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням строків зберігання, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.1998 №41, із змінами і доповненнями, ліквідатор (власник) зобов’язаний в порядку, встановленому центральним органом виконавчої влади в сфері архівної справи і діловодства (Держкомархівів України), передати до відділу виконкому міськради документи з особового складу тривалого строку зберігання (75 років) в упорядкованому стані згідно з описами справ, до яких відносяться:


  • Накази з особового складу;

  • Особові картки звільнених робітників;
  • Журнал реєстрації прийому та звільнення працівників;


  • Розрахункові відомості або особові рахунки із заробітної плати;

  • Документи про проведення атестації робочих місць, яка дає право на пільгову пенсію і у пільгових розмірах (накази про проведення атестації робочих місць, перелік робочих місць, переліки атестованих робочих місць, карти умов праці, протоколи санітарно-гігієнічних досліджень робочих місць тощо);

  • Оригінали особових документів: дипломи, атестати, трудові книжки, посвідчення тощо.

Керівники (власники) суб'єктів господарювання повинні обов’язково скласти історичні довідки (п.7.3.4. Правил роботи архівних підрозділів)

В історичній довідці надаються відомості про:

- розпорядчі акти про створення, реорганізацію, ліквідацію суб’єктів господарювання;

- крайні дати діяльності;

- завдання і функції установи, їх зміни;

- зміни в найменуванні та підпорядкованості підприємства;

- структуру та її зміни;

- кількість справ у фонді та крайні дати документів фонду;

- зміни в складі та обсязі фонду, їх причини (приділити особливу увагу нестачі документів, які забезпечують соціальних гарантії громадян, надати пояснення з цього приводу).

При передачі документів з особового складу на зберігання до архівного відділу виконкому міськради необхідно надати наступні документи:

- копія свідоцтва про державну реєстрацію (перереєстрацію) суб’єкта господарювання;

- протокол (рішення) заснування суб’єкта господарювання;

- копія ухвали господарського суду або протоколу (рішення) власника про ліквідацію суб’єкта господарювання;

- довідки про відсутність заборгованості по податках, платежах, зборах до різних фондів (5 довідок);

- акт позапланової перевірки районного управління Пенсійного фонду України м. Кривого Рогу;

- акти про відсутність документів (або акти про причину втрати документів).

На момент передачі документів на зберігання до архівного відділу необхідна наявність печатки суб’єкта господарювання для затвердження облікових документів і акту приймання-передавання справ.

Прийом документів з особового складу від ліквідаторів (власників) здійснюється на платній основі відповідно до діючих цін.

Кошти на упорядкування, дострокове приймання та подальше зберігання документів передбачаються в кошторисі комісії, створеної для реорганізації або ліквідації установи.